Intégrer Conduite du Changement et Agile en pratique : comment adapter votre approche.

Le Change Management (CM) et Agile se fondent sur des principes symétriques. Les effets de synergie dégagés sont particulièrement profitables. Mais l’intégration des deux disciplines n’est pas une tâche à prendre à la légère. Notre dernier billet a répertorié les principaux obstacles … et mis en avant les bénéfices. Il est maintenant temps de se pencher sur les aspects pratiques. Que faut-il adapter et/ou que faire différemment ? Comment Agile, en tant que cadre opérationnel, transforme-t-il l’approche CM ? Et comment affecte-il le dialogue entre gestion de projet et conduite du changement ?  Voici tous nos conseils !

De façon générale…

…développez un CM itératif. En d’autre termes, concentrez-vous sur le cœur de la méthodologie et sur les éléments essentiels en vous assurant de conserver une marge d’adaptation assez large. Veillez à mettre en œuvre les activités qui offrent le plus de valeur ajoutée et surtout, mettez l’accent sur la réactivité. Vous aurez sans doute à redéfinir les indicateurs clés de succès et à tester de nouvelles approches au fur et à mesure des avancées (voir ci-dessous).

Bien entendu, opérer dans un cadre Agile exige des changements en termes de conception des plans CM et d’implémentation. Il est avant tout essentiel de former l’ensemble de l’organisation à la méthode Agile : pas seulement le Product Owner, pas seulement le Scrum Master ou l’équipe projet et les experts… mais bien la totalité du staff. Bien accompagner les individus vers Agile est un gage de réussite en soi. On n’insistera jamais assez sur l’importance pour les individus de comprendre dans quelle mesure et de quelle manière Agile impacte le processus de prise de décision et de planification. Toutes les personnes impliquées, à commencer par les sponsors, doivent être à l’aise avec l’ambigüité, la vitesse, les concessions et les boucles ou cycles.

En ce qui concerne l’implication des parties prenantes, le plus tôt est toujours le mieux. Ceci est vrai pour l’équipe projet, laquelle devrait être impliquée plus tôt dans le cycle et plus fréquemment, mais ça l’est tout autant pour les sponsors. On attend d’eux qu’ils s’engagent activement à chaque étape du projet. En pratique, il peut s’agir de participer à la planification des sprints et au comité de pilotage. Les recherches de PROSCI ont montré que les sponsors sont souvent surpris par le degré d’implication et visibilité requis, d’où l’importance de les former à leur rôle et à la méthodologie générale d’Agile[1].

Plus spécifiquement…

L’approche CM.

Dès lors qu’il est question d’adapter l’approche CM dans un cadre Agile, l’emphase est souvent placée sur l’alignement avec la date de livraison des fonctionnalités et les variations induites par les sprints (voir tableau ci-dessous). Cependant, il est tout aussi important de comprendre et d’analyser l’impact potentiel des releases : à quel moment et pour qui auront-ils un impact tangible ? Une compréhension en profondeur de la situation au niveau le plus granulaire permettra aux managers CM de soutenir non seulement l’équipe Agile et les collaborateurs impactés, mais aussi les managers et les directeurs directement affectés par un release.

 

Approche de Change Management
 

Défis	Adaptations	Que faire différemment
1. Le processus Agile était incompatible avec les approches structurées	1. Alignement avec la date de livraison des fonctionnalités	1. Augmenter la formation en Agile
2. Les Change Managers devaient travailler plus vite	2. Variations en fonction des sprints	2. Commencer plus tôt
3. Peu de temps additionnel pour déployer le Change Management	3. Réévaluation permanente	3. Passer moins de temps à se focaliser sur les détails
		4. Etre plus sélectif dans le déploiement d’activités de Change Management

 

Intégration CM et PM.

Optimiser les efforts de communication et le travail de collaboration entre les équipes CM et PM (Project Management) est fondamental. Là encore, une intégration précoce est un puissant facteur de réussite (voir tableau ci-dessous). Le fait qu’Agile soit par définition fortement connecté aux utilisateurs finaux est certainement un élément facilitateur. De par les principes mêmes qui gouvernent la méthode - soit le déploiement par sprints et l’importance du retour sur expérience -, les utilisateurs co-définissent ou co-construisent les développements. De ce point de vue, l’équipe projet est organiquement liée à ceux qui sont impactés par le changement.

Reste à définir très clairement les intentions et les plans relatifs à la façon d’améliorer la collaboration et le partage des ressources entre l’équipe CM, l’équipe projet et l’équipe Agile. Pour les professionnels de la conduite du changement, il est important de se familiariser avec les méthodes de travail de ces deux autres groupes de façon à formuler les solutions les plus adaptées et les aider à intégrer le CM dans leurs projets Agile.

Intégration de Change Management et Project Management
 

Défis	Adaptations	Que faire différemment
1. Equipe de projet absente des projets Agile	1. Augmentation de la communication entre équipes de Change Management et Project Management	1. Intégrer plus tôt
2. L’équipe de projet ne voyait pas la valeur du Change Management	2. Collaboration accrue avec l’équipede Project Management	2. Donner des formations en Change Management
3. Augmentation de la charge de travail sur les projets Agile	3. Augmentation de l’autonomie individuelle