La crise du Covid-19 a changé la notion de «sponsorship efficace». Voici comment.

Savez-vous quel est le facteur de succès n° 1 pour toute initiative de changement ? Vous l'aurez sans doute deviné : il s’agit de pouvoir compter sur des sponsors pleinement engagés et visibles. Son importance reste d’ailleurs inchangée depuis le début des recherches menées par PROSCI. Les sponsors peuvent faire ou défaire le changement. Et la crise du Covid-19 amplifie considérablement leur impact, pour le meilleur ou pour le pire.

Un changement réussi exige un sponsorship efficace. Le changement provoqué par la crise exige encore plus de sponsorship. Nous savons déjà que les sponsors doivent être Actifs, Bâtir des coalitions et Communiquer directement avec les employés. Mais les leaders doivent aujourd’hui faire face à de nouveaux défis. Nous en faisons ici l'inventaire, tout en gardant à l’esprit que les évènements disruptifs sont également source d’opportunités.

Nouvelles compétences, mêmes rôles… mais plus importants

Dans un monde aux prises avec l'incertitude et fonctionnant sur un nouveau terrain hybride, certains comportements sont devenus plus critiques que d'autres. Pour être efficaces, les sponsors doivent adopter les traits des « leaders adaptatifs ». Heureusement, il y a des recoupements importants avec l'ABC du sponsorship (voir graphique ci-dessous).

Les leaders adaptatifs sont honnêtes, enthousiastes et se battent en première ligne. En temps de crise, il est encore plus important de s'assurer que tous comprennent qui prend les décisions et ce qui les sous-tend[1] . Les messages stratégiques doivent toujours émaner des dirigeants et des cadres supérieurs. Ils sont source de confiance et doivent donc occuper une place centrale. Les leaders adaptatifs font preuve d’une grande énergie et « véhiculent un grand enthousiasme ». Ils disent aussi les choses «  telles qu’elles sont ». Personne n'a été formé pour affronter une crise de cette nature. Seules l'honnêteté et la transparence permettront de s’assurer du soutien et de l’implication des collaborateurs sur le long terme.

Les leaders adaptatifs ne sont pas des leaders isolés. La meilleure façon de gérer une crise est justement d'éviter d'adopter une approche top down pour résoudre les problèmes. Les leaders adaptatifs cherchent à mobiliser l’intelligence collective, ce qui se traduit par plus de cohésion et de meilleurs taux d'engagement. Ils bâtissent des coalitions de changement avec leurs pairs et les managers, tout en intensifiant les efforts pour communiquer avec les employés.

Les leaders adaptatifs communiquent davantage et plus clairement. En d'autres termes, ils ont une liste claire des priorités qu'ils communiquent souvent. Une bonne règle de base est de « répéter le message 10 fois de 10 manières différentes pour que les gens en retiennent 10 % ». La tâche est d’ampleur, mais il n’y a rien de pire que des règles floues et des directives insuffisantes. Les évènements disruptifs apportent toujours leur part d'informations contradictoires et de rumeurs, d'où la nécessité de prendre la parole (virtuelle) autant de fois que nécessaire.

Nous voyons donc comment les sponsors du changement sont censés être plus Actifs et visibles, Bâtir des coalitions plus fortes et Communiquer plus directement avec les employés. Le sponsorship ne consiste pas seulement à donner le feu vert à une initiative et à débloquer des fonds. Ce qui était déjà vrai hier le sera encore plus demain. Mais le contexte dans lequel ces dynamiques évoluent a changé. Examinons ces nouveaux paramètres avant d’aborder la question du sponsorship virtuel.

Pour un sponsorship efficace dans un monde virtuel

Au-delà de la crise elle-même, au-delà du sentiment de confusion et de chaos, la façon dont les individus travaillent et interagissent a profondément changé. Si le sponsorship est l'art de susciter l'engagement, nous devons comprendre comment ledit travail hybride pourrait l'affecter et le transformer – pour un mieux.

Désengagement? Pas avec un soutien approprié. Les confinements et les retours par étapes ont perturbé les habitudes de travail à une échelle sans précédent. Pourtant, l'effondrement tant redouté de la productivité ne s'est pas matérialisé. Selon une enquête mondiale menée par Zengerfolkman, plus de 80% des répondants déclarent apprécier travailler à domicile, 60 % se sentir moins stressés et 65 % plus productifs. Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée explique en grande partie ces résultats. Mais les taux de satisfaction et d'engagement sont également liés au fait qu’ils ont « pu établir un relation positive avec leurs supérieurs ».  En bref, le travail à distance peut créer des situations gagnant-gagnant, mais à une seule condition : les collaborateurs ont besoin de leaders actifs et de soutien.

Une opportunité d’implication plus profonde. Qu'on le veuille ou non, le processus de virtualisation redéfinit les frontières entre les sphères professionnelle et personnelle. Les réunions Zoom, Microsoft Team et Skype ont rapidement remodelé la façon dont nous interagissons les uns avec les autres. Les apparitions déroutantes des membres de la famille et les échanges informels caractérisent la nouvelle normalité. Sans minimiser les défis et les difficultés auxquels un tel environnement virtualisé nous confronte tous, nombreux sont ceux qui suggèrent que les individus apprennent en quelque sorte à se reconnecter. Les changements radicaux affectant le lieu de travail ont ouvert de nouvelles voies pour créer du lien et se réengager[7]. Une opportunité que les sponsors doivent garder à l’esprit.

Voici comment redéployer efficacement les efforts de sponsorship dans un environnement virtuel (Prosci 2020).

Soyez actif : … et présents sur les plateformes virtuelles. La multiplicité des plates-formes virtuelles peut désorienter, mais elles offrent beaucoup d’opportunités pour être visible et soutenir activement vos collaborateurs[2]. Participez aux réunions de lancement, aux sessions de formation, aux réunions d'équipe et aux célébrations,… le tout depuis le confort de votre domicile ou de votre bureau. Réduisez les déplacements et augmentez le temps que vous passez à sponsoriser le changement.

Bâtissez une coalition de sponsors : assurez un roulement de participation. Aligner les sponsors est une chose ; faire preuve d’engagement en est une autre. Les équipes de direction et exécutives doivent prendre part activement aux activités virtuelles. Répartissez les tâches. Effectuez un suivi des actions respectives à des fins de coordination. Faites circuler les informations entre les sponsors pour donner plus de cohésion à la coalition.

Communiquez directement avec les employés : jouez avec l’offre technologique pour plus de flexibilité. Vous aurez forcément besoin d’interagir avec de plus petits groupes, avec ceux qui travaillent dans des régions éloignées et ceux qui opèrent depuis des fuseaux horaires différents,… etc. L'utilisation de Zoom et Teams n'est pas le seul moyen de les atteindre. Introduisez un certain degré flexibilité en utilisant d'autres plateformes ou applications/chats de collaboration qui permettent une lecture et une réponse différées. Le changement se produit une personne à la fois et personne ne peut être laissé à la traîne.