Actualisez vos connaissances en Conduite du Changement (2/6) : Évaluez la santé de votre projet avec l’outil PCT de Prosci.

Comment mettre votre projet de changement sur la bonne voie ? Et comment vous assurer qu'il reste sur la bonne voie? Prenez les rênes du changement et gardez le contrôle avec le modèle PCT de PROSCI (Project Change Triangle). Une grille de lecture efficace pour identifier l’ensemble des risques liés au changement et maximiser les résultats.

Pour résumer : le PCT, à la base du Processus de changement en 3 Phases.

Conduire le changement exige un ensemble d'actions structurées. La triade "préparer – gérer – pérenniser " évoque de façon simple les 3 étapes essentielles de tout processus de changement.  La phase de préparation de l'approche commence par un exercice de définition de l’objectif. Il s’agit ici de coucher votre vision du succès sur papier. Mais concevoir l’approche qui rendra cette vision tanglible ne peut se faire sans une solide compréhension des facteurs de succès. Le PCT est un outil indispensable pour y parvenir. Explications. 

Trois angles, le succès au centre.

Le PCT est une représentation graphique (©PROSCI) des trois aspects qui sont au cœur de la réussite de toute initiative ou projet de changement. Le modèle prend la forme d’un triangle parce qu’il décrit également les relations entre chaque aspect, en d'autres termes, comment ceux-ci sont connectés et se rétro-alimentent. 

Avant de nous plonger dans la partie dynamique du modèle, explorons les 4 dimensions du PCT :

•  Le succès, au cœur du triangle, renvoie à la finalité de l’initiative ou du projet. Il s'agit de la proposition de valeur qui donne du sens à tout le reste. Elle met en avant les avantages du changement et doit être liée à des objectifs et des indicateurs de mesure clairement définis. On ne soulignera jamais assez l'importance d'élaborer un "pourquoi" convaincant.
•  L’angle leadership/parrainage représente "la stratégie et la direction d'une initiative ou d'un projet". C'est la gouvernance et l'orientation du projet, son étoile polaire. On comprend ainsi aisément pourquoi il est essentiel que les sponsors soient visibles tout au long du cycle de vie du projet (voir ci-dessous). Selon les enquêtes PROSCI, le sponsorship est le facteur de réussite numéro 1 du changement et sa position reste inchangée depuis plus de deux décennies. Ce volet du PCT concerne l'ensemble des décisions et des actions destinées à piloter le changement.
• L’angle gestion du changement (Change Management) représente "l'aspect humain d'une initiative ou d'un projet". Le Change Management se déploie tant au niveau organisationnel qu'au niveau individuel. Les approches top-down n'ont qu'une portée limitée. Le changement se produit une personne à la fois. C’est la somme de toutes ces transitions individuelles qui donne lieu à un changement profondément ancré et durable. La gestion du changement s'attache donc principalement à susciter l'engagement, en se concentrant sur l'adoption et l'utilisation du changement (nouveaux processus, nouveaux modes de travail, etc....).
• L’angle gestion de projet (Project Management) renvoie à "l'aspect technique d'une initiative ou d'un projet". Les équipes de gestion de projet supervisent le processus de conception, de développement et de livraison de la solution (les fameuses actions 3D – « Design, Develop, Deliver »). Malheureusement, le changement ne se produit pas de façon immédiate, une fois la solution technique prête et validée. La solution la plus aboutie et sophistiquée est vouée à l’échec si les collaborateurs ne l'adoptent pas. Et c'est précisément la raison pour laquelle les trois aspects/coins du PCT sont intimement liés et se combinent pour créer un environnement/structure propice au changement. Voyons comment.

Relations et dynamiques du modèle PCT : les clés du succès.

Les sponsors peuvent faire ou défaire le changement. Ils sont là pour signaler l’orientation et constituent le visage du changement. Rappelez-vous l'ABC du sponsorship pour vous faire une idée plus claire de leur rôle. Les sponsors doivent être Actifs et visibles tout au long du processus de changement, Bâtir une coalition de sponsors et Communiquer directement avec les employés. Deux des plans de gestion du changement les plus importants sont le plan de sponsorship (feuille de route) et le plan de communication. Comme vous l'aurez sans doute deviné, c'est ici que les experts en conduite du changement entrent en scène pour soutenir et activer le(s) rôle(s) des sponsors.

Ce qu'il faut en retenir (voir le graphique ci-dessus) ? Les sponsors se connectent au Project Management (PM) par le biais de processus décisionnels (décisions stratégiques ou de leadership) et sont soutenus par le Change Management pour promouvoir le changement (actions de leadership).

Change Managers. La conduite du changement exige des efforts intentionnels. L'approche holistique développée par PROSCI comprend un large éventail d'outils (tels que le PCT) qui gravitent autour du modèle ADKAR (devenu ADKAR Blueprint), un processus hautement structuré que vous pouvez facilement répliquer. Vous devez vous assurer que chaque collaborateur opère sa propre transition et avance de façon synchronisée avec le reste de l'équipe. ADKAR vous aide à créer une prise de conscience autour du changement (Awereness), à stimuler les volontés (Desire), à outiller les personnes pour optimiser l’adoption et l’utilisation (connaissances et capacité, Knowledge et Ability), et à prendre des mesures de renforcement (Reinforcement) pour que le changement puisse s’inscrire dans la durée.

Project Managers. Ils traduisent les décisions prises par les leaders en actions tangibles, processus, systèmes, etc…. C’est, en somme, le périmètre du projet ou de l’initiative. Les chefs de projet planifient la conception, le développement et la livraison de la solution technique – en ce compris les releases intermédiaires dans un environnement Agile – et affectent les ressources en conséquence. Il est essentiel que les Change Managers puissent s’asseoir dès le début à la table du Project Management pour aligner les activités et milestones (cahier des charges et calendrier). Il faut plus qu’évènement de lancement, quelle que soit sa forme, pour susciter l’adhésion des collaborateurs. Le travail de sensibilisation (Awareness) et de catalysation (Desire) doit se faire en amont, en adoptant une approche intégrée du Change Management et du Project Management. Et la tâche est de taille. Elle requiert l’énergie de tous, des leaders aux managers en passant par les experts en conduite du changement. Faites donc du PCT une priorité pour évaluer la santé de votre projet et en optimiser les paramètres.

Ce qu’il faut en retenir (voir graphique ci-dessus) ? “Le Project Management prépare la solution pour l’organisation. Le Change Management prépare l’organisation pour la solution”. Le CM joue un rôle complémentaire au PM en se concentrant sur l’adoption et l’utilisation du changement, tout en responsabilisant et en outillant les acteurs clés du changement (approche intégrée).

Le PCT avant toutes choses ... et tout au long du cycle de vie du projet.

L'évaluation PCT est bien plus qu’une activité préparatoire. L’outil est également très utile pour suivre les performances de l'organisation et apporter des correctifs et à mesure que vous avancez dans le projet. Le PCT crée également une vision partagée et un langage commun indispensable. Il plaide aussi faveur du Change Management en mettant en évidence sa fonction pivot et son rôle de soutien/facilitation.

Vous devrez décider avec qui travailler pour réaliser l'évaluation PCT. S'agira-t-il des sponsors, du chef de projet ou d'autres parties prenantes ?  Toute personne qualifiée peut participer.  Dans tous les cas, assurez-vous d'inclure le PCT dans votre boîte à outils de gestion du changement !

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