Les 5 leviers (PROSCI) de la conduite du changement en Agile.

Si vous nous découvrez ou si vous prenez cette série en cours de route, nous vous invitons à découvrir nos articles précédents pour explorer en profondeur les aspects concrets de l’intégration entre Agile et la conduite du changement (Change Management ou CM). Ce nouveau billet passe en revue l’ensemble des plans nécessaires à l’implémentation du changement. Voici, en bref, tout ce que vous devez savoir pour naviguer entre sprints et releases.  

Retour aux fondements : les 5 leviers du CM et la méthode ADKAR.

Les 5 leviers du changement constituent les mécanismes tangibles qui donnent vie au changement. La feuille de route du sponsor est un instrument indispensable pour permettre aux dirigeants et responsables d’être le visage et la voix du changement. Le développement d’un véritable plan de communication assurera par ailleurs que le message parvienne au bon public au bon moment, par les bons canaux. Permettre ensuite aux managers et aux employés impactés d’opérer leur propre transition et modifier leurs modes de travail exige un plan de coaching solide. Le plan de formation est évidemment tout aussi important pour aider les individus à développer les compétences nécessaires pour mettre en œuvre et maîtriser le changement. Enfin, s’il est vrai que la résistance est inhérente au processus de changement, il est crucial d’y faire face de façon à la fois proactive et réactive. Le plan de gestion des résistances vient ainsi en appui des autres instruments.

Un véritable travail en amont est nécessaire pour que chaque plan puisse assurer la progression au travers du modèle ADKAR. Le sponsorship, les communications et le coaching sont essentiels pour éveiller les personnes à la nécessité de changer (sensibilisation ou Awareness) et initier le processus. Pour créer une véritable volonté de changement, on adjoindra aux instruments antérieurs un plan de gestion des résistances. De nouvelles activités de coaching et un plan de formation sur mesure sont nécessaires pour construire le corpus de connaissances adéquat et développer l’aptitude requise pour mettre en œuvre le changement. Si vous êtes parvenu(e) à l’étape du renforcement, félicitations, vous avez donc mis à profit de façon efficace les 5 leviers du changement !

Réorganiser vos plans en Agile ?

Procéder aux ajustements nécessaires dans le cadre d’Agile signifie (re)distribuer les activités sur deux niveaux : le projet dans sa globalité et les releases. Le sponsorship est organiquement lié au projet. Il s’agit en effet de faciliter le processus d’appropriation du changement par les individus impactés. Les activités de communication sont logiquement multidirectionnelles et éclairent à la fois les objectifs du projet et des releases. Le coaching et la formation, par contre, répondent aux besoins et à la logique des releases … avec un impératif : le juste-à-temps. Enfin, les activités de renforcement visent à la fois à asseoir le changement sur le long-terme (projet) et à favoriser l’enchaînement des releases en réduisant les frictions. Les deux niveaux sont donc naturellement concernés.

Mais quid du calendrier, c’est-à-dire de l’agencement des plans? Dans la méthode traditionnelle en cascade, tous les plans se déploient au cours du cycle de vie du projet, certains plus tôt, certains plus tard, comme le montre le graphe ci-dessous. En Agile, les dynamiques se structurent sur deux niveaux. Le sponsorship, les communications et la gestion des résistances sont pensés au niveau du projet, et prennent vie au cours des sprints et releases. Chaque release exige à son tour des plans spécifiques et détaillés pour mener à bien les activités de formation, de coaching, de communication et de gestion des résistances. Fonctionnement parallèle et sous-cycles constituent les traits distinctifs d’Agile.

Que doit-on adapter ?

À la lumière des défis que pose l’environnement Agile, on optimisera le fonctionnement des leviers en procédant aux ajustements suivants :

• Sponsorship: N’être visible qu’en début et en fin de projet n’est jamais suffisant. Et ça l’est d’autant moins en Agile que la méthode se caractérise par sa nature itérative et cyclique. Les sponsors doivent par ailleurs adopter l’état d’esprit « Agile » et surtout l’incarner. Ce n’est qu’en prêchant par l’exemple que les sponsors seront en mesure d’emmener l’organisation dans la bonne direction.  
• Communication: Le principal danger est de provoquer une saturation et de la fatigue parmi les collaborateurs. Mal gérés, confus et trop fréquents, les efforts de communication peuvent amplifier le stress généré par le rythme soutenu propre à Agile. Un seul mot d’ordre: précision !
• Coaching: Nous savons tous que les chefs d’équipe sont des acteurs clés en période de changement. En Agile, ils deviennent incontournables. Chaque release peut en effet avoir un impact significatif sur les collaborateurs, ce qui rend le rôle des chefs d’équipe particulièrement décisif. En pratique, il faudra redoubler d’effort pour les garder engagés dans le processus, itération après itération, et mettre à leur disposition les outils et connaissances nécessaires.  On ne peut pas simplement former les Scrum Masters et Product Owners … et s’attendre à ce que les chefs d’équipe procèdent naturellement et automatiquement aux ajustements nécessaires. Évoluer dans un cadre Agile présente pour eux des difficultés bien plus considérables, lesquelles doivent être dûment prises en compte et diligemment traitées. Renforcer les liens et l’écoute est donc essentiel.
• Formation: Si Agile exige plus de travail en amont, la formation est certainement un domaine où cette pression se fait particulièrement sentir. Un degré de réactivité élevé est crucial pour pouvoir offrir une formation sur mesure. Le passage d’un release au suivant en dépend.  
• Gestion de la résistance: Un certain nombre de mythes circulent autour d’Agile. Gérer les résistances signifie identifier les croyances infondées et gérer la cohorte des opposants et indécis. Le rythme accéléré imposé par Agile exige de tous une véritable implication. Personne ne peut être laissé à la traîne. Les résistants peuvent certes agir comme une ancre qui empêche l’équipe d’avancer mais s’ils sont stimulés de façon plus efficace, ils peuvent aussi participer au progrès.

Ne manquez pas notre prochain article sur l’adaptation des rôles en Agile. L’ensemble de notre série sera bientôt disponible sur notre blog. Restez à la pointe de la discipline en parcourant toutes nos ressources !