7 kommunikationstips i tider med usikkerhed

Det er ikke forbi endnu. Selvom vaccinerne bliver kørt ud, kæmpe mange lande fortsat med Covid-19. Det er usikre tider. Usikkerhed får mennesker til at føle sig sårbare og forvirrede og søge efter retningslinjer. Uden klar vejledning og gode retningslinjer spreder modstanden sig som en utæmmet ild i organisationerne. Hvad er kuren? Effektiv kommunikation. Din rolle som leder er at skabe et støttende og beroligende miljø. Hvordan? Du skal vide, at kommunikation i usikre tiderkræver, at du gør tingene på en anden måde, end du ellers ville gøre. Du skal forstå, hvad usikkerhed gør ved mennesker. Brug disse syv tips til at tilpasse din kommunikationsindsats.

Fra vanskelige følelser til modstand: dét gør usikkerhed ved os.

Hvad har ledere tendens til at fokusere på i tider med usikkerhed? Processer, opgaver, øjeblikkelige handlinger. De ryger i tunnelsynsfælden. De maser fremad, drevet af hastværk. Deres medarbejdere kan efterlades tilbage, opslugt af en hvirvelvind af vanskelige følelser.

Tænk sorg, frygt, frustration og apati[1]. Vi har alle en tendens til at holde fast i det, vi kender. Ved at træde ind i det ukendte bevæger vi os væk fra vores komfortzone. Først kommer en følelse af tab og afkald (sorg). Det tager tid at lukke døren til fortiden. Når vi derefter vender os mod fremtiden – en usikker fremtid – tager frygten over. Vi leder efter håndteringsstrategier og noget, der kan berolige os. Hvis frustration er en del af forandringsprocessen, kan den accentueres til et punkt med apati på grund af manglende korrekt vejledning og støtte.

Hjælp mennesker med at komme forbi forvirringsfasen. Kender du ikke forandringskurven[2] endnu? Se på nedenstående figur. Den hjælper dig med at forstå menneskelig adfærd under forandring. Efter en vis forvirring i begyndelsen kommer rationalisering og problemløsning, hvorefter man til sidst går i gang med det, der blev besluttet og implementeret. Din rolle som leder er at hjælpe mennesker med at komme forbi usikkerhedsfasen, acceptere forandringen, tilpasse sig og komme videre. Eller for at sige det enkelt, få dem ud af deres fastlåste position og mitigere modstand. Men for at kunne gøre det skal du styrke og strukturere din kommunikationsindsats. Mennesker forventer forskellige ting, når de bevæger sig langs kurven. Mest af alt forventer de, at du – deres mest pålidelige kilde i vanskelige tider – fører an.

 

 

7 tips til at gøre kommunikation til et kraftfuld værktøj i modstandshåndtering.

#1. Sørg for at kommunikationen oprigtigt går begge veje. Dette er mere end et tip – det er en regel i svære tider. Kommunikation bør ikke kun handle om virksomhedens budskab. Få den til at handle om menneskene. Frem dialog. Inviter dine samarbejdspartnere til at dele deres synspunkter og følelser. Pulsundersøgelser, empathy mapping, uformelle samtaler én til én…, formatet betyder ikke noget, så længe det skaber et sikkert og støttende miljø.

#2. Husk TTTT-reglen: tillid og transparens i tumultariske tider. Bare “fortæl det som det er”. Vent ikke, til du har fundet ud af det hele. Det er ok at erkende, at der er gråzoner. At tie, benægte og fordreje virkeligheden er no-goes. Disse (ukloge) strategier hælder kun benzin på bålet, intensiverer rygter og skaber i længden mere usikkerhed. Tillid fastholder mennesker på langt sigt.

#3. Vær proaktiv, det er en kampagne. Hvis du venter, til du bliver konfronteret med en masse spørgsmål, styrer du direkte mod panik og kaos. Du skal have en plan for at destillere og tilpasse kommunikationen efter menneskers behov (se nedenfor). Du bør have et system til måling af engagement hos dine medarbejdere – hvordan kan du ellers vide, hvad der fungerer, og hvad der ikke gør? Forudse og forbered dig på forskellige scenarier.

#4. Gør det ofte og gør det enkelt. Traditionel viden siger, at du skal gentage et budskab op til 7 gange før det sætter sig fast. Vær klar til at tredoble det antal, hvis det handler om sundhed. McKinsey-forskning viser, at ”en målgruppe har brug for at høre den type budskab 9 til 21 gange for at maksimere opfattelsen af risikoen”. Få teknologi- og fjernkanaler til at fungere for dig. Der er mange måder at skabe dialog på; brainstorme, udveksle synspunkter og få mennesker til at åbne op. Brug Slack, hold daglige videokonferencer via Teams, Zoom, send nyhedsbreve og opdateringer, opret et online forum osv…. Nå ud til mennesker, hvor de er, med alle fleksibilitetens fordele. Indholdsmæssigt skal du bruge KISS-metoden – med et lille twist: hold det enkelt og ligetil (se tip 2)!

#5. Vær positiv … og indram det i positive termer. Positivitet betyder alt, men det har en dobbelt så stor betydning, når det handler om at kommunikere effektivt. Optimistiske ledere forener og inspirerer. Kloge ledere indrammer budskabet i positive termer for at iværksætte handling. Mennesker reagerer meget mere effektivt og entusiastisk på budskaber om, hvad de skal gøre, fremfor hvad de ikke skal gøre. Vær opløftende … og klog.

#6. Skræddersy dit budskab til menneskers behov. Midt i forvirringen skal sikkerhedsrelaterede budskaber og opfordringer til ro være fremherskende. Men når mennesker begynder at acceptere situationen, skal du fokusere på at hjælpe dem med at tilpasse sig (problemløsning). Mens du kommer ind til kernen af forandringen, skal du huske, at der skal føres endnu en vigtig dialog. Hvis forandringskurven kan lære os noget, er det vigtigheden af at hjælpe samarbejdspartnere med at forstå krisen.

#7. Skab mening ved at sætte en vision for en bedre fremtid. Det er ekstraordinære tider, og forandringer i et sådant omfang åbner altid op for muligheder til det bedre. Hjælp mennesker med at forstå situationen. Inviter til åben og ærlig dialog for at skabe en kollektiv vision for fremtiden. Det vil sætte skub i engagementet og give organisationen en ny følelse af retning og en frisk start. Jo stærkere fællesskabet er, jo mere modstandsdygtigt er det også, og midt i Covid-19 er det sandsynligvis det overordnede mål.

 

[1] Se Enclaria (2020), Four emotions that prevent people from embracing change.

[2] Se Insights (blog), Coaching people through the change curve.

[3] Denne del trækker på følgende rapporter og artikler: McKinsey (2020), How to communicate effectively in times of crisis [online] https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/the-organization-blog/how-to-communicate-effectively-in-times-of-uncertainty ; Snapcomms (2016) Do’s and don’ts of communicating in uncertainty times [online] https://www.snapcomms.com/blog/dos-and-donts-of-communicating-in-uncertain-times  EQStrategist 6 tips for communicating in uncertain times [online] ; https://eqstrategist.com/6-tips-for-communicating-in-times-of-uncertainty ; Forbes (2020) 16 ways to streamline communications in uncertain times [online] https://www.forbes.com/sites/forbeshumanresourcescouncil/2020/06/02/16-ways-to-streamline-internal-communications-in-uncertain-times/?sh=7910d00e28c9 ;  Enclaria (2020) Four emotions that prevent people from embracing change [online] 
https://www.enclaria.com/2020/11/10/four-emotions-that-keep-people-from-embracing-change/?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+changestartshere+%28Enclaria%3A++Influence+Change+at+Work%29