Comment s’assurer que les collaborateurs restent motivés, engagés et disciplinés dans les circonstances exceptionnelles liées au Covid-19.

Quand un client nous a demandé « comment assurer une cohésion suffisante avec les membres de nos équipes en télétravail ? Et comment continuer à les motiver, favoriser leur engagement et assurer une discipline ? », nous avons pensé que la question pouvait être d’un intérêt plus général, au moment précis où nous traversons toutes et tous des semaines marquées par l’incertitude, l’anxiété et la confusion.

Ces trois éléments sont précisément ce qui caractérise les changements de grande ampleur. Et ils se donnent aujourd’hui à voir - et sentir - de façon considérable. Comme c’est le cas lors de tout changement, nous devons gérer la transition. Nous devons prendre soin de notre santé et de la santé de notre organisation/ entreprise. Et en la matière, tout est question d’individus. Des individus qui sont aujourd’hui soucieux et plongés en pleine confusion…mais qui sont en même temps appelés à modifier de façon radicale leurs modes de travail pour minimiser l’impact du Covid-19 sur l’organisation.

Avant d’aborder – pour des raisons de pure forme –la question sous deux angles, soit les objectifs stratégiques et sociaux, permettez-moi de rappeler que le fait de se sentir proche et en relation avec d’autres personnes n’est pas uniquement un besoin social. Il a également des retombées positives sur notre discipline, notre motivation et notre implication.

Le psychologue Abraham Maslow a développé « la Pyramide des Besoins » au cours d’une autre crise précédente, en 1943. Le modèle peut être mobilisé pour comprendre la façon dont nous nous fixons des priorités. Les besoins sociaux sont si élémentaires qu’à défaut d’obtenir une réponse adéquate, ils finissent par affecter le besoin d’être discipliné, de réussir, d’obtenir du respect, de résoudre des problèmes, et influencent même notre propre moralité. C’est pour cette raison que j’aborderai le besoin social avant de me pencher sur les aspects concrets du travail de préservation, dans les semaines à venir, d’éléments organisationnels clés comme la motivation, le lien social et la discipline.

Tout d’abord, en tant que leader – que vous dirigiez une grande entreprise ou une PME –, vous devez maintenant gérer un énorme changement. Vous en êtes le sponsor principal et vous avez trois grandes responsabilités - ce que PROSCI appelle l’ABC du sponsorship en change management ou conduite du changement :

1. Vous devez être Actif et visible.
2. Vous devez Bâtir des coalitions avec vos pairs ainsi qu’avec les cadres intermédiaires pour vous assurer que vous êtes tous à bord et que vous parlez d’une seule voix, avec des messages clairs.
3. Vous devez Communiquer directement avec vos employés (pas seulement lors des premières semaines, mais jusqu’à ce que nous revenions à la normale, voire au-delà).

Comment continuer à répondre aux besoins sociaux comme se sentir proche, impliqué et motivé.

A l’heure où j’écris ces lignes, la plupart des personnes sont passées au télétravail. L’idée de travailler un ou deux jours depuis son domicile perd de son attrait à mesure que les jours passent et deviennent des semaines. Pourquoi les vidéos de voisins qui chantent à l’unisson depuis leurs balcons en pleine crise du Covid-19 deviennent-elles virales ? C’est simple : nous voulons nous sentir connectés, proches les uns des autres...malgré la distance.

Utilisez les réseaux sociaux pour rester connectés. Encouragez l’utilisation de réseaux comme WhatsApp, par exemple, en créant un groupe pour que l’équipe puisse partager toutes les conversations non directement liées au travail et que les membres auraient normalement devant la machine à café, avant le début d’une réunion ou au cours du repas. Il faut évidemment que tout ce qui a trait à l’organisation puisse être abordé de la même façon qu’avant, mais il convient aussi de faciliter les autres formes d’échanges. Ce qui veut dire, en bref, autoriser et accorder plus de temps à ces activités qu’en temps normal. Partager des « memes » et des blagues sur le chat WhatsApp du département n’était sans doute pas professionnel il y a quelques semaines, avant la crise du Covid-19. Mais cela sert aujourd’hui un objectif qui va bien au-delà du divertissement et du rire. En bref, encouragez ces interactions et participez !

Utilisez les « salles » de réunion virtuelles pour les évènements sociaux. De la même façon qu’il est conseillé de créer un chat / forum pour les échanges informels ou à caractère humoristique, pensez également à utiliser les salles de réunion en ligne pour les évènements sociaux. Essayez de créer un « bar » virtuel pour les « after hours », lancez une réunion lunch, ou, comme chez nous, instaurez une « relâche » hebdomadaire de 15 minutes pour simplement rester en contact. Les personnes peuvent se joindre quand elles le peuvent et il n’y a pas d’agenda, de slides, ou de micro désactivé. Les collaborateurs peuvent même préparer des jeux en ligne et des quizz, ce qui a par ailleurs l’avantage de servir d’inspiration pour de nouveaux outils de travail en ligne.

Utilisez différentes applications pour impliquer les personnes en télétravail. Si nous nous pensions aguerris en matière de communication digitale avant le confinement, nous réalisons maintenant que participer toute la journée à des réunions en ligne veut littéralement dire passer ses heures de travail à regarder passivement des personnes ou des slides sur un écran. C’est extrêmement fatigant. Au fil du temps, la motivation s’érode. Les plateformes en ligne nous donnent certainement la possibilité technique de poursuivre notre travail, mais nous devons quand même activement chercher à nous impliquer.

Notre entreprise apprécie particulièrement l’utilisation de « Poll Everywhere ». Les personnes peuvent répondre, voter, ajouter leurs propositions et présenter des idées depuis leur smartphone, ce qui est projeté en temps réel au cours de la réunion. Au travers de cet outil, nous nous impliquons activement. Je reviendrai plus tard sur les autres applications disponibles.

Quel que soit votre choix, assurez-vous que les leaders participent également activement et visiblement aux activités sociales. Les recherches menées en matière de conduite du changement indiquent que le sponsorship est le facteur de succès numéro un.   

Comment asseoir les éléments organisationnels clés, comme la discipline, la motivation et l’implication.

Le Covid-19 menace de façon considérable nos besoins physiologiques et notre sécurité, ce qui constitue la cible des régulations gouvernementales. Dès que nous aurons établi de nouvelles habitudes et trouvé comment recréer du lien social en ligne (besoin d’appartenance), nous pourrons commencer à assurer la discipline, la motivation et l’implication.

Assurer la motivation en répondant aux autres besoins. La motivation n’est pas un besoin en soi, mais elle est directement impactée par tous les besoins signalés dans la Pyramide de Maslow. La motivation décroît dès qu’un des besoins n’est pas comblé. Après le besoin de connexion (lien social) ou d’appartenance, vient l’estime. On entend par là l’estime de soi, la confiance, la réussite et le respect. Pour entretenir la motivation, nous devons nous assurer que les personnes ont les connaissances nécessaires et l’aptitude requise pour faire leur travail de façon différente. Il est par ailleurs judicieux d’employer des énoncés positifs et de partager des « affirmations positives ». La recherche montre en effet que les personnes sont plus motivées par de l’information positive que par des avertissements. Ce que vous pouvez donc faire :

• Fournir aux collaborateurs le soutien et les connaissances dont ils ont besoin pour travailler en ligne/ à distance.
• Fournir des actualisations régulières sur les progrès de l’entreprise pour insuffler un sens du progrès, un sentiment de marche en avant.
• Partager et communiquer les réussites, petites ou grandes. Et les partager souvent.

Impliquer pour mobiliser. La mobilisation est fonction de l’implication. Bien que nous apprécions « Poll Everywhere », nous travaillons aussi avec différentes plateformes qui autorisent d’autres façons de collaborer. « Klaxoon » propose tout un éventail de fonctionnalités digitales, « Synthetron » est utile pour co-créer des stratégies et obtenir un feedback direct, « Mind Meister » n’a pas son pareil pour le mapping d’idées et la réflexion de groupe en ligne, tandis que « Zoom » est idéal pour les réunions ou l’apprentissage en ligne et constitue une excellente option pour les groupes de discussion.

Notre plateforme de collaboration principale ? Microsoft Teams. Comme beaucoup d’autres, nous sommes en voie de devenir des utilisateurs confirmés (« Teams user black belts »). Et comme toute organisation, nous avons à la fois des collaborateurs experts et des débutants. La première chose à faire est donc de fournir un soutien et de la connaissance sur les fonctionnalités et les bonnes pratiques. 

La discipline deviendra un vrai défi dans les semaines à venir. La dernière partie de la question de notre client était de savoir comment garantir la discipline (avec empathie et amour). Lors des premières semaines, il s’agit surtout de trouver un équilibre, mais si la situation se prolonge dans le temps, maintenir une discipline peut devenir un véritable problème. Nous sommes dans ce nous appelons l’« état de transition » du changement. Cet état se caractérise par son caractère confus, par une certaine désorganisation, une baisse de production et une charge élevée en énergie émotionnelle. C’est le cas lors de tout changement. En l’occurrence, une bonne conduite du changement – ou change management –, permet de traverser cette étape rapidement et dans les meilleures conditions possibles. Nous ne savons toutefois pas combien de temps va durer cette étape. Il est donc important d’adapter le niveau attendu de productivité et de le signaler aux équipes.

Pour répondre à la question qui articule ce billet, maintenir une véritable discipline exige de transmettre clairement les attentes et d’entretenir la communication. Le faire avec empathie et amour donne toute sa signification à l’effort de gestion du volet humain du changement, lequel devrait accompagner tout changement majeur.

Texte écrit par Anna Balk-Møller : https://www.linkedin.com/in/annabalkmoller/