Entreprise Change Management: conduire le changement, l’exemple de Volvo Trucks.

Certaines organisations sont plus réactives. Plus agiles. Plus résilientes. Elles prospèrent dans des environnements VUCA (Volatiles, Incertains, Complexes, Ambigus). Mieux : elles continuent à croître en temps de crise. Le changement est inscrit dans leur ADN. Mais une chose est sûre : il n’y pas de hasard.

La mise en place d'une capacité de gestion du changement à l'échelle de l’organisation exige des efforts structurés et intentionnels. C'est une véritable bataille qui doit être menée sur plusieurs fronts, du développement des compétences en leadership à la mise en place d'un sponsorship solide, en passant par la rationalisation des processus de conduite du changement. Le cas de Volvo Trucks montre la voie. Un processus que Volvo Trucks et NEXUM ont lancé côte à côte il y a deux ans, et que le Workshop d'Alignement Stratégique de PROSCI a permis d’accélérer.

Qu’est-ce que l'ECM (Entreprise Change Management), comment s'y prendre, qu’a fait Volvo Trucks pour l'implémenter ... et surtout, que peut faire l’ECM pour vous ?

« Enterprise Change Management » ? L’ECM, en bref

L'ECM fait de la conduite du changement ... la norme. L'ECM désigne "le déploiement systématique de compétences, d'outils et de processus de conduite du changement dans l'ensemble d'une organisation". En d'autres termes, il s'agit d’un CM (Change Management ou Conduite du Changement) « généralisé ».

L'ECM permet de saisir la portion du ROI qui dépend de la composante humaine du changement. Et ce n'est pas tout. L'ECM développe aussi l'agilité, accroît la réactivité et atténue les effets de la saturation du changement - un problème organisationnel critique. En définitive, l'ECM crée un avantage concurrentiel durable.

Il faut trois choses pour réussir.

• Un terrain d'entente. Il est impératif d’adopter des processus/outils/langage communs et de synchroniser les activités avec le PM (Project Management) dès le départ afin d’optimiser le processus de travail et assurer une collaboration transparente.
• Des compétences en matière de leadership à tous les niveaux. Tous les acteurs clés doivent disposer de compétences en matière de CM. Dirigeants, managers, chefs de projet et membres de l'équipe, professionnels des RH, employés de première ligne... tous les membres de l’organisation doivent être et se sentir responsables du changement.
• (Re)définir la gestion du changement comme capacité stratégique. L’ECM exige de considérer la préparation au changement comme faisant partie de la stratégie d'entreprise et la conduite du changement comme un élément clé de l'agilité organisationnelle.

Il n'y a pas de raccourci pour y parvenir. Nous sommes toutefois convaincus, preuves à l’appui, que la meilleure façon d'accélérer le développement des capacités de changement reste d’adopter une approche pragmatique et de procéder étape par étape.

Workshop PROSCI d'alignement stratégique: comment transformer votre vision en réalité tangible

Vous souhaitez développer une véritable capacité de changement au sein de votre entreprise ? Vous devrez alors apporter des réponses claires aux questions suivantes pour concevoir un plan tactique.

Comment envisagez-vous l’avenir ? La première étape consiste à articuler votre vision avec les objectifs et la stratégie intrinsèques de votre organisation. Il s’agit de définir l'ambition en termes de déploiement de l'ECM, et d’en circonscrire les limites.

Quel est votre niveau de maturité actuel et votre objectif ? Vous avez articulé la vision. Il vous faut maintenant évaluer le niveau actuel de CM au sein de l’organisation et mesurer l'écart entre le point de départ et l'objectif fixé. Le modèle de maturité du changement de PROSCI est un outil largement utilisé qui décrit 5 niveaux de capacité,  d’une gestion du changement ad hoc ou absente du changement (1) à une compétence qui se déploie à tous les niveaux de l'entreprise ou ECM (5). À l'instar de Volvo Trucks, vous chercherez peut-être à passer de 2 à 5.

Qui fait quoi ? Prêt à combler l’écart ? Vous devrez alors activer les rôles clés et mobiliser les acteurs du CM. Dirigeants et sponsors, managers, employés de première ligne, équipes de gestion du changement et de gestion de projet... tous doivent développer des compétences adéquates en matière de conduite du changement et bien comprendre ce que le changement implique pour eux (WIIFM – What’s in there for me). D’où l’importance d’une feuille de route claire.

Quand ? Sans un calendrier et des jalons clairs, il est plus difficile de susciter l'engagement, de mesurer les progrès ou de célébrer les petites (et grandes) victoires. L’étape suivante consiste donc à créer une séquence d'événements pour guider vos efforts du point A au point B. L'attribution de rôles, la mise à l’agenda de tout un ensemble d’activités et la fixation de repères temporels transformeront votre vision en réalité.

Comment communiquer efficacement votre plan ? Un pourquoi fort suscitera l'adhésion des collaborateurs. Un comment solide les guidera tout au long du processus. Elaborez un message convaincant, condensé percutant (elevator speech) de ce que les parties prenantes doivent savoir sur l'importance de l'ECM et sur son impact attendu.

En action : Volvo Trucks, moteur du changement.

Volvo Trucks a initié son parcours avec un score de 2 sur l'échelle de maturité du CM. En clair, le CM n’était appliqué que de façon sporadique à des projets isolés (cartographie de la maturité). Organisé en 2019, le Worskhop d'Alignement Stratégique a constitué le point de départ pour articuler la vision et établir une feuille de route. Deux ans plus tard, l'entreprise est déjà en bonne voie pour réaliser son ambition de "devenir", à terme, "un modèle en matière de conduite du changement".

Fixer des objectifs ambitieux et s'engager à les atteindre. Le workshop a permis d’articuler la vision (ambition et déploiement de l'ECM*), obtenir l'engagement du leadership et fixer un calendrier pour le développement d'une capacité organisationnelle de changement à l’échelle de l’entreprise (objectifs et séquençage du déploiement de l'ECM). Avec 2022 pour horizon, Volvo Trucks a réalisé des progrès tangibles avec une application élargie du CM à d'autres projets de changement - réorganisation européenne et marketing numérique, entre autres.

Impliquer les collaborateurs et transformer la culture. Volvo déclare être "passée d'un système d'incitation à une situation de demande naturelle". En d’autres termes, ce sont les employés qui s’enquièrent aujourd’hui des ressources disponibles en matière CM lorsqu'ils travaillent sur un projet donné. C'est, sans aucun doute, une conséquence de la diffusion d'un message convaincant, un discours qui explicite le pourquoi, le comment du changement - et du CM per se -, ainsi que les risques du statu quo (planification de la communication). Pour généraliser les compétences en CM, Volvo Trucks a formé en 2019/2020 95 cadres, 115 managers directs et 28 praticiens du changement à la méthode et aux outils de PROSCI (ressources ECM). Le modèle ADKAR de changement individuel développé par PROSCI (Awareness – Sensibilisation, Desire – Volonté, Knowledge – Connaissance, Ability – Aptitude, Reinforcement – Renforcement) a contribué à structurer la gestion du volet humain du (méta)changement et constitue aujourd’hui le nouveau cadre de référence des initiatives de Volvo Trucks.

La voie royale vers un ECM complet. Avec la construction réussie de 3 blocs sur 5, à savoir la prise de conscience de la nécessité de changer (Awareness), la volonté de changement (Desire) et le développement des connaissances (Knowledge), Volvo Trucks a accéléré le processus de changement de façon significative. L'étape suivante ? Poursuivre le développement de l'Aptitude en intégrant les pratiques de CM à la gouvernance des projets tout en Renforçant l'acquis, et ce, de façon à garantir une application continue du CM aux projets critiques.

Pour Volvo Trucks, l'avenir est prometteur. La conduite du changement est désormais considérée comme un facteur clé de succès, pièce maîtresse de la culture de l'entreprise. L'adoption d'une approche structurée, la déconstruction d’un processus long et ardu en étapes intermédiaires, ont garanti les progrès constants dont Volvo Trucks peut aujourd’hui se féliciter. Un cas d’étude inspirant et, surtout, un succès qui peut être répliqué avec la bonne méthode et les bons outils.

Rassemblez les forces vives autour d’un objectif commun, mobilisez vos collaborateurs et engagez votre organisation sur la voie du succès !

*Modules du Workshop d'Alignement Stratégique. Nous vous invitons à consulter l'intégralité du programme disponible ci-dessous.