Checklist pour Change Managers en Agile.

Change Managers, le changement en Agile commence par vous !

En Agile, la gestion du changement diffère sensiblement des pratiques traditionnelles du Change Management. En d’autres termes, vous ne pouvez pas conduire le changement comme vous le feriez d’habitude. Il vous faudra développer de nouvelles compétences, un tout nouvel état d’esprit… et vous préparer au rythme effréné d’Agile. Nous savons que c’est le type de défi que pouvez relever mieux que quiconque. Et pour vous aider à accélérer votre propre transition, voici une liste de recommandations basée sur les recherches de Prosci.   

Ce qu’en disent vos pairs : les 4 défis du CM en Agile

Rien de tel que de profiter de l’expérience des « vétérans » pour éviter des erreurs inutiles à peine le projet entamé. Vous n’avez pas besoin de réinventer la roue. Commençons donc plutôt par recenser les défis récurrents de l’adaptation du CM en Agile. Voici « 4 classiques » qui font la synthèse des expériences passées d’autres Change Managers à travers le monde:

Défi #1 : Le CM doit également devenir itératif. Ce qui distingue Agile des méthodes traditionnelles en cascade est sa nature itérative. Pensez aux « sprints » et « releases » typiques de ce type d’approche. Il est logique que le CM devienne lui-même itératif.

Défi #2 : Vous devrez ajuster les plans au fur et à mesure. Pas de plan linéaire, rigide, couplé à une date de finalisation éloignée dans le futur. En Agile, parfait est synonyme de « juste-à-temps » (just in time).

Défi #3 : Vous devrez prester vos services à un rythme beaucoup plus rapide. L’exigence de vitesse est réelle. Il vous faudra être sélectif et privilégier les activités qui ont la plus forte valeur ajoutée.

Défi #4 : Vous devrez fournir plus d’énergie et de travail en amont. Être en mesure de répondre sans délai aux multiples demandes qui ne manqueront pas de surgir? Tout cela exige de la préparation. Envisagez tous les scénarios possibles de façon à optimiser votre réponse et l'utilisation des ressources.

Checklist pour Change Managers “agiles”

#1 Gérez le passage à Agile comme un véritable changement. N’oubliez pas que la transition exige un vrai travail en amont. Agile, c’est aussi un changement de culture et de mentalité. En bref, c’est en révolution en soi. Être à l'aise avec la vitesse, l'échec et l'incertitude n’a rien d’évident. Demandez-vous si les collaborateurs sont disposés, capables et prêts à relever le défi d'Agile (Willing – Aware - Ready). Les réponses vous aideront à jeter des bases solides pour le changement.  

#2 Acceptez que vous faites vous-même partie du changement ... Vous reconnaîtrez sans doute l’injonction introductive de ce billet. En tant que praticien du changement, vous devez incarner les valeurs de votre discipline. Si vous avez un goût prononcé pour la standardisation et la modélisation, il faudra commencer par « vous changer vous-même ». Le Change Manager en Agile devient plus flexible, plus adaptable... et moins formel dans la façon dont il implique les employés dans le changement.

#3 Aidez le(s) leader(s) à être la voix et le visage du changement. Asseoir un changement à fort impact organisationnel n'est possible que si les dirigeants sont actifs et soutiennent visiblement le projet et l'approche Agile en tant que telle. La méthode Agile exige d’eux plus de présence. Votre rôle ? Aidez les sponsors à jouer leur propre rôle.

#4 Asseyez-vous à table avec les gestionnaires de projet (Project Management) dès que possible. C’est la seule façon de synchroniser efficacement la gestion du volet humain du changement et celle du volet technique. N’oubliez pas que vous pouvez par ailleurs vous heurter à un "méta-problème" : le manque de compréhension et d'appréciation pour le Change Management. Intégrez donc vos efforts avec le PM le plus tôt possible pour un dialogue fluide et des actions concertées !

#5 Boostez vos efforts en tirant parti des valeurs symétriques du CM et d’Agile. Conduite du changement et Agile ont beaucoup en commun. Dans les deux cas, l’accent est placé sur les personnes, et non pas sur les processus ou les structures. CM et Agile insistent par ailleurs sur l'intégration des "utilisateurs" (ou des collaborateurs impactés) au sein du processus lui-même afin de garantir l'adoption complète du produit/de la solution. Essayez de tirer parti de ces valeurs symétriques. Votre équipe et celle du PM (Project Management) développeront rapidement des synergies, ce qui décuplera les résultats promis par Agile.

 

 

Valeurs Agile	Valeurs CM
Individus et processus priment sur les processus et les outils	Ce sont les individus qui changent, pas les organisations
Un logiciel qui fonctionne prime sur une documentation exhaustive	Sans adoption ni utilisation, nous obtenons des solutions sans résultats réels
La collaboration avec les clients prime sur la négociation contractuelle	Ce qui doit être défini et géré sont les impacts sur le changement individuel
L’adaptation au changement prime sur le suivi d’un plan	Favoriser la réussite du changement des personnes est la clé pour assurer des résultats au niveau organisationnel

 

#6 Soyez réactif et suivez la cadence d'Agile. Les collaborateurs doivent avoir les connaissances et la capacité d'opérer le changement. Et dans un environnement Agile, le juste-à-temps – sous forme de formation ou de coaching – est roi. Pensez à offrir des sessions et modules sur demande, adaptés aux besoins en temps réel.

#7 Concentrez-vous sur l'impact matériel par release. Vous ne serez probablement pas en mesure de faire tout ce qui est prévu dans le « manuel » du CM. Ce n’est pas non plus ce qui est  attendu de vous. Mieux vaut chercher à comprendre la nature et l'impact de chaque release sur les collaborateurs... et fournir une réponse rapide et adaptée. Agile met une pression supplémentaire sur les équipes. Etant donné la charge de travail supplémentaire qu’implique l’approche, les managers sont moins enclins à assumer des tâches de coaching, avec des répercussions évidentes sur le travail et l’accompagnement des employés de première ligne. C'est un problème qu’il vous faudra résoudre en offrant un soutien et des ressources supplémentaires, au bon moment (voir également le point précédent) !

#8 Communiquez en termes clairs et prenez garde au risque de surcharge. Le rythme accéléré d'Agile et la déconstruction en sprints signifie que vous devrez communiquer plus souvent. Agile peut donc facilement conduire à la saturation. Ne « tuez » pas votre communication avec des messages non ciblés et une surcharge d’informations. Restez simple et précis.

#9 Redoublez d’efforts pour gérer la résistance. Vous connaissez ce vieil ennemi. Mais préparez-vous à le combattre « en mode guérilla ». La résistance surgit au moment d'amorcer le passage à l'Agile – lequel nécessite un changement de culture - et va s'intensifier dans le nouvel environnement, au fil des itérations. Le rythme peut être déstabilisant pour beaucoup et il devient difficile de maintenir toutes les personnes impliquées de la même manière de cycle en cycle. Il faut donc prévoir les activités de renforcement plus tôt dans le processus pour suivre la cadence des releases. Privilégiez les mesures à effet rapide et concentrez-vous sur les progrès réalisés !

#10 Soyez créatifs, vous évoluez dans un monde nouveau. Construire des équipes multifonctionnelles qui peuvent travailler de façon autonome n’a rien de facile. Ça l’est d’autant moins que le monde a changé. Nous commençons seulement à apprendre comment cultiver les liens et l'engagement de tous dans un environnement de travail hybride. Même si tout un ensemble de bonnes pratiques commencent à émerger, vous devrez sans doute tâtonner un certain temps en matière de communication. Mettez la technologie à votre service, expérimentez et soyez créatif, mais ne faites jamais de compromis sur cette seule règle : communiquez de manière simple et directe.

Pour en apprendre plus sur l'intersection entre Agile et CM, n'hésitez pas à explorer notre bibliothèque de ressources et à découvrir nos précédentes séries!