Ce que vous ne pouvez jamais négliger pour un passage réussi à Agile.

Est-ce réellement surprenant ? Les organisations Agile se sont mieux adaptées aux circonstances de la crise du Covid-19 que leurs concurrentes. Certes, Agile n’a rien de bien nouveau. Mais dans un contexte où la capacité de réaction devient particulièrement critique, on peut toutefois s’attendre à ce que ces approches gagnent du terrain. Oui, mais comment passer à Agile? Une seule chose est certaine : vous ne pouvez pas négliger la Conduite du Changement.

Le problème n'est pas de savoir si les organisations doivent adopter la méthode Agile, ou même quel cadre choisir. Il s'agit de comprendre qu’Agile exige un changement de culture et de mentalité. Et il s'agit d'être prêt à traiter le passage à Agile comme une transformation à part entière – et non des moindres. En bref, il s'agit de donner la primauté aux individus, pas aux processus.

Chefs de projet et sponsors, voici comment le Change Management peut vous aider à tenir les promesses d’Agile.

La pièce manquante qui peut (littéralement) tout changer

Ce que les organisations tendent généralement à faire : se perdre en détails techniques lorsqu’elles font passer leurs projets (IT ou autres) à la méthode Agile.

Scrum, SAFe, AgilePM, etc Agile porte différents noms, mais le dénominateur commun à toutes ces méthodologies est leur logique itérative. Le passage des approches traditionnelles en "cascade" - où la "solution" est présentée comme une seule unité - à Agile, suppose une charge de travail importante, c'est indiscutable. À quoi les organisations consacrent-elles donc habituellement leur temps et leurs ressources ? À choisir le bon cadre, à constituer les bonnes équipes et à attribuer de nouveaux rôles. Il ne reste en fait pas beaucoup de marge pour réfléchir à ce que tout cela signifie et implique pour les individus impactés.

Ce que les organisations tendent en général à oublier : le changement de culture et de mentalité qui doit nécessairement accompagner Agile. En clair, le volet humain du changement.

Or, négliger l’aspect humain revient à laisser une bonne partie du résultat « au petit bonheur la chance ». Rappelons que l’approche Agile trouve sa source dans un Manifeste de 2001 (for agile software development), lequel énonce 12 principes et 4 valeurs. Agile est par conséquent plus qu'un ensemble de processus ; c’est une culture avec son mode de pensée et de comportements associés (valeurs).

Agile met l'accent sur la coopération multidisciplinaire ainsi que sur l’inter-fonctionnalité et le caractère autonome des équipes, par opposition à une fragmentation en silos. Agile insiste sur la rapidité et défend une approche par essai-erreurs, en lieu et place d’une pré-planification linéaire. La façon dont les individus perçoivent le processus et s'y adaptent est par conséquent tout aussi importante, voire plus, que le processus per se. C'est ici que la gestion du changement fait toute la différence.

Comment la gestion du changement peut vous aider à tenir les promesses d’Agile

Comme c’est le cas pour tout changement, il faut s'y préparer, puis le planifier et enfin le gérer. Attention toutefois, ce dernier point est substantiellement plus difficile compte tenu des circonstances actuelles et du passage au travail à distance. Quoi qu'il en soit, la gestion du changement est la clé. Examinons ces trois étapes:

#1 S’Y PREPARER. Le Change Management vous aidera à poser les bonnes questions pour jeter les bases du changement.

Agile doit toujours commencer par un exercice de questions-réponses (exercice WAR). Voici donc trois questions simples qui articulent les composantes clés du modèle ADKAR de conduite du changement (voir notre blog d'introduction):

• Willing ? Les individus veulent-ils réellement à passer à Agile ? (Awareness et Desire, ou Conscience et désir)
• Able ? Les individus sont-ils capables de naviguer dans un environnement Agile ? Savent-ils comment s'y prendre ? Y a-t-il des obstacles à éliminer ? (Knowledge et Ability, Connaissances et capacités)
• Ready ? Les individus sont-ils prêts à franchir le pas ? Vont-ils persister en cas d’échec – une disposition essentielle dans la culture Agile (Reinforcement et Desire, Renforcement et Désir)

Ces questions ne sont pas seulement destinées aux employés et à leurs managers. Un sponsorship efficace est le facteur de réussite numéro 1 de toute initiative de changement. Il est particulièrement important de susciter l'adhésion des cadres supérieurs et de chaque membre de la coalition des sponsors. La conduite du changement est là pour vous aider à tâter le terrain et à poser les bonnes questions pour préparer la transition.

#2 PLANIFIER. Le CM vous aidera à rendre le changement effectif et à l’inscrire dans la durée.

Lorsque vous commencez à planifier le changement – dans ce cas, le passage à la méthode Agile -, vous devez intégrer les connaissances ou informations acquises lors de l'étape précédente. Là encore, pour se lancer en Agile, il ne suffit pas d'impliquer les collaborateurs dans le développement de nouveaux produits. Les 5 leviers de la conduite du changement développés par PROSCI sont utiles pour vous assurer que les individus adhèrent pleinement au processus et qu'ils gardent le cap au fur et à mesure des itérations. Le CM vous donne les outils nécessaires pour favoriser l'adoption, moyennant :

- Un plan de communication

Vous en avez besoin parce qu'un "pourquoi" convaincant, incluant les aspects commerciaux et personnels, est le premier bloc constitutif du changement. 

- Une feuille de route à destination des sponsors

Vous en avez besoin car les sponsors doivent démontrer activement l'état d’esprit propre à Agile. Sa nature itérative exige également plus de présence de leur part.

- Un plan de formation (flexible)

Vous en avez besoin pour aider les collaborateurs à surmonter les obstacles qu’ils ne manqueront pas de rencontrer en cours de route. Et l’approche just-in-time qui doit guider votre offre de formation demande plus de travail en amont.

- Un plan de coaching

Vous en avez besoin parce que les releases successifs mettent les équipes à rude épreuve. Il faut donc prévoir des ressources supplémentaires pour leur permettre de tenir la barre, d’itération en itération.

- Un plan de gestion des résistances

Vous en avez besoin parce que personne ne peut être laissé à la traîne dans un environnement au rythme aussi soutenu que celui d’Agile. Et la résistance peut faire surface à tout moment, avant et au cours des cycles.

#3 GÉRER. Le CM vous aidera à gérer le changement de façon holistique en période de turbulences.

Agile est une révolution à part entière à l’échelle de l’organisation: cycles de décision et d'apprentissage plus rapides, équipes autonomes, technologie de pointe, etc.... Pour ne rien faciliter, gérer le changement dans un contexte de profonde mutation des pratiques de travail constitue un double défi. Le télétravail comporte en effet son lot de difficultés, à commencer par des équipes dispersées et des communications perturbées. Et ces questions se heurtent à certaines exigences essentielles d’Agile, une méthodologie fondée sur le « multi » et l’« inter ». En raison de son approche structurée des questions de communication, de coaching et de gestion des résistances, le Change Management est votre meilleur allié pour résoudre la quadrature du cercle.

Consultez notre bibliothèque de ressources pour en savoir plus sur l’actualité et les outils du Change Management : sponsorship virtuel, communication et gestion des résistances en contexte de crise, etc… Nous vous aidons à rester à la pointe !