6 skridt, der giver resultat af dit projekt – Gevinstrealisering

Gevinster er resultatet af en forandring. Realisering af gevinster kræver ændret adfærd! En god måde at danne sig et overblik, er ved at tegne et gevinstkort. Kortet giver et overblik over, hvad det er for resultater, der skal komme ud af et projekt, hvilken adfærd det kræver og hvilke leverancer projektet skal levere, herunder forandringsledelsesaktiviteter.

For noget tid siden lavede jeg en vurdering af 10 strategisk vigtige projekter for en større virksomhed. Direktionen stillede spørgsmålstegn ved, at gevinsterne var lavere end forventet eller slet ikke kom selv om projekterne var afsluttede. I stedet blev der brugt store beløb på at stabilisere forretningen og håndtere negative reaktioner fra kunder, samarbejdspartnere, ledere og medarbejdere. Opgaven var at undersøge, hvorfor projekterne trak i langdrag og ikke gav de forventede gevinster.

En del af konklusionen blev:

• De forventede gevinster blev ikke beskrevet, før projektet blev sat i gang. Der var ingen klare fælles mål.
• Ledere og medarbejdere blev ikke involveret nok. Det gav en vanskelig implementering.
• For lidt kommunikation og træning gav frustration og modstand hos ledere og medarbejdere.
• Kun få ledere havde kompetencer til at lede medarbejderne trygt gennem forandringen.

Konsekvensen var, at det nye produktionsapparat, de nye processer og de nye IT-systemer, som projekterne leverede ikke kunne udnyttes fuldt ud, nye processer var ikke så effektive som forventet og effekten af flere outsourcingstiltag kom ikke. I stedet for kom der nogle store uforudset ekstra omkostninger og projekterne løb over en meget længere tidsperiode end først antaget.

Projekter lykkes med forandringsledelse

Alt for mange forandringsinitiativer, projekter og programmer starter med en god idé. Men får vi altid stillet helt skarpt på, hvorfor det nye projekt bliver sat i gang? Hvilke gevinster vi vil opnå med projektet og ikke mindst, hvilken adfærd det kræver at opnå de forventede gevinster?

Når vi starter et projekt med at skrive slutningen, dvs. hvad skal der komme ud af projektet og samtidigt beslutter, hvilke gevinster forandringen skal levere, og hvilken adfærd det kræver at opnå gevinsterne, så bliver det også helt tydeligt, hvorfor projektet sættes i gang og hvordan det kommer til at påvirke forretningen.

Kommunikation om hvorfor projektet er sat i gang er næste skridt. Find derefter frem til hvordan den nødvendige adfærd bliver opnået. Typisk vil det være aktiviteter som træning, kommunikation og involvering. På den måde får vi med gevinstkortet også en række elementer til forandringsplanen på plads.

 

Her er seks skridt, som kan bringe jer i den rigtige retning.

#1 Begynd med slutningen – Tegn et gevinstkort. Gevinstkortet kan hjælpe med at få et fælles billede af, hvorfor projektet sættes i gang, de nødvendige leverancer og den nødvendige adfærd samt de forventede gevinster.

#2 Formuler en kernefortælling. Med udgangspunkt i gevinstkortet formuleres historien om projektets formål og forventede gevinster. Kernefortællingen fortælles igen og igen, så alle i organisationen har et fælles billede af slutmålet og de forventede gevinster.

#3 Lav en forandringsplan. Find frem til hvilken tilgang I vil bruge for at opnå den nye adfærd, som er nødvendig for at få værdi ud af projektets leverancer. Lav en struktureret tidsplan for eksekvering af aktiviteter som involvering, forberedelse af ledere, mobilisering af organisationen, kommunikation, træning, opfølgning og forankring.

#4 Etabler et målbillede og lav løbende målinger. Når I måler, ved I, om I er på vej i den rigtige retning og om I kan forvente at opnå de forventede gevinster. En fælles forståelse af, hvilke mål der skal opfyldes før, under og efter implementeringen hjælper med at holde kursen. Vær specifik omkring hvordan målingen gennemføres og hvordan resultaterne bruges.

#5 Hold fokus på gevinster undervejs – og hold projektet på sporet. Scopeændringer, change requests, organisationsændringer og ændringer i omgivelserne er alle sammen faktorer, der kan bevirke, at et projekt eller et program ændres undervejs. Der opstår nye behov og projektet prøver at tilpasse leverancerne. Når gevinstbilledet er tydeligt, får man let afklaret, om den drejning projektet kan være ved at tage, kan bidrage til projektets formål og forventede gevinster eller om der skal gennemføres projektmæssige korrektioner.

#6 Kommuniker om resultaterne og de opnåede gevinster. Kommunikation om foreløbige resultater og gevinster bidrager til en organisatorisk selvforståelse om, at i vores organisation er vi gode til at implementere forandringer. Det forebygger modstand mod nye forandringer. Når den seneste forandring bliver husket som noget positivt, er der en forventning om, at den næste forandring også giver positive gevinster.

 

Forandringsledelse er fundamental for at opnå gevinsterne af et projekt

Forandringsledelse handler om at sikre et projekts gevinster, netop ved at adressere den nødvendige adfærdsændring hos de ledere og medarbejdere, der bliver påvirket af forandringen. Hvis de fortsætter med at gøre det samme, som de gør i dag, så får I ikke gevinsterne ved at implementere det nye produktionsapparat og de nye IT-systemer.

Hvis projektets mål og de forventede resultater er tydeligt defineret og projektets leverancer er på plads, så er god forandringsledelse fra mit perspektiv nøglen til at opnå projektets gevinster.