Que faire lorsque les sponsors du changement manquent de temps et/ou de ressources ?

Les sponsors peuvent faire ou défaire le changement. En tant que Change Manager, vous ne le savez que trop bien. En tant que Project Manager, vous vous êtes sans doute déjà demandé pourquoi telle initiative n’est jamais parvenue à sortir des cartons, ou pourquoi telle autre s’est empêtrée dans un labyrinthe de difficultés. Les recherches montrent que le sponsorship est le facteur de succès numéro 1 de tout changement. Il est donc essentiel de comprendre quels sont les principaux défis qui y sont associés, à commencer par le plus communément cité : un manque de temps et/ou de ressources. Ce billet puise dans les recherches menées par notre partenaire PROSCI pour vous aider à contrebalancer les effets d’un sponsorship déficient et garder votre projet sur les rails.

4 conséquences d’un sponsorship déficient

Attendez-vous à ce que le projet ralentisse, voire s’en trouve paralysé… Rien d’étonnant à cela : les collaborateurs marchent dans les pas de leurs responsables. Assurer un sponsorship solide implique de prêcher par l’exemple, d’être actif et visible tout au long du cycle de vie du projet, et de communiquer directement avec les employés. Si le sponsor déserte les réunions et montre des signes de désengagement, il est fort probable que les employés et les équipes fassent de même.

Attendez-vous à ce que les activités CM soient remises en question par un processus de décision exagérément lent et inadéquat. Lorsque les sponsors manquent de temps et/ou de ressources, un certain nombre de décisions critiques ne sont tout simplement pas prises. Des problèmes cruciaux exigeant une véritable implication du sponsor sont ignorés. L’absence de fluidité dans la communication entre des sponsors peu disponibles et l’équipe de Change Management conduit à une relégation des activités urgentes à une date ultérieure (parfois non spécifiée). Pour justifier leur manque de réactivité, les sponsors peuvent par ailleurs adopter une attitude défensive en cherchant à minimiser le problème qui leur est soumis.

Attendez-vous à une augmentation de la résistance à tous les échelons de l’organisation. L’implication insuffisante des sponsors conduit à des retards dans le déploiement des activités CM. L’ensemble du processus apparaît flou et déstructuré. C’est le Change Management lui-même qui est alors perçu comme une véritable (sur)charge, tandis que sa valeur intrinsèque est remise en question. Lorsqu’ils sont absents ou très peu impliqués, les sponsors les plus influents contribuent par ailleurs à amplifier le problème en signifiant de façon indirecte que les échelons supérieurs ne soutiennent pas l’initiative.

Attendez-vous à ce que les communications liées au projet n’aient qu’un faible impact. Pour que la communication soit effective et efficace, le message doit être soigneusement ciblé et diffusé par le bon émetteur, au travers du bon canal, au bon moment. Les sponsors qui manquent de temps tendent à déléguer ces tâches à d’autres collaborateurs (de la rédaction du message à sa diffusion) avec, pour conséquence, la production d’un discours générique à faible impact. Mais en cherchant à augmenter le volume des communications pour équilibrer la balance, les responsables CM courent aussi le risque de diluer - ou de noyer - leur(s) message(s) et de provoquer, in fine, une certaine fatigue au sein des équipes.

Les 4 meilleures pratiques pour y faire face

Anticipez les besoins du sponsor. Qu’il s’agisse de créer une feuille de route, de produire une documentation détaillée du projet ou de rédiger une première version des communications, tout ce qui peut faciliter la tâche du sponsor et inciter à l’action est bienvenu. Les participants au projet doivent être, dans l’ensemble, beaucoup plus proactifs.

Puisez dans les ressources allouées au projet. Les équipes CM et PM (Project Management) doivent être prêtes à prendre une partie du travail à leur charge. Allonger le temps de réalisation des activités est parfois nécessaire pour assurer leur effectivité, même si cela peut provoquer des retards dans le développement du projet lui-même. De façon générale, il convient d’être plus sélectif dans les activités qui exigent du ou des sponsor(s) plus d’implication.

Coordonnez à temps ! Il est important de coordonner les activités en avance pour les synchroniser avec l’agenda du sponsor. Si ceci exige plus de travail en amont, c’est aussi le meilleur moyen d’éviter une rétractation en dernière minute. Obtenir l’engagement ferme du sponsor au plus tôt permet de le mobiliser rapidement dans les moments critiques.

Concentrez-vous sur les activités CM à plus fort impact. Il est possible que vous ne puissiez pas mener à bien toutes les activités qui sont en général suggérées. Mobilisez vos sponsors de façon ponctuelle et dans le cadre des activités qui peuvent avoir le plus d’impact sur le projet. S’il faut s’attendre à ce que cet allègement fasse peser en contrepartie plus de poids sur l’équipe CM - sans pouvoir garantir les mêmes résultats -, vous pourrez garder le projet sur les rails. Soyez flexible et priorisez les tâches pour éviter une suite de blocages qui ne peut que mener à la paralysie complète du projet.

Pour en savoir plus sur les questions de sponsorship, nous vous invitons à découvrir notre blog et à ne pas manquer nos prochaines publications !