Intégrer Change Management et Project Management en pratique

Lorsqu’il s’agit d’implémenter un projet ou un ensemble de projets, le Change Management (CM) est un allié incontournable. Sa mission ? Maximiser les résultats et les inscrire dans la durée. À moins de vouloir gaspiller de précieuses ressources, il est en effet impératif de s’assurer du soutien et de l’engagement de tous. L’intégration CM/PM a précisément pour objet de combler le fossé entre la mise en place d’une solution donnée (projet) d’une part, et son taux d’utilisation ainsi que son degré de maîtrise, d’autre part. PROSCI emploie le terme de « valeur ajoutée unifiée » (unified value proposition) pour caractériser ces efforts structurés visant à mettre en place un changement durable et améliorer la performance globale de l’organisation.

De façon plus générale, associer le Change Management au Project Management peut participer efficacement à la promotion d’une discipline trop souvent considérée comme floue ou périphérique. Si les chefs de projets ont un penchant certain pour les structures et les processus, les praticiens du CM ne sont pas en reste. Une proposition de valeur unifiée (unified value proposition) donne une opportunité aux équipes CM de participer aux discussions avec les chefs du projet dès les prémices. Voici donc quelques conseils pour mieux intégrer les activités de CM dans le cycle de vie du projet et s’assurer que les équipes CM et PM sont sur la même longueur d’ondes.

Les fondamentaux de l’intégration.

L’intégration des deux disciplines s’opère à plusieurs niveaux : les individus, les processus, les outils et la méthodologie. Quel que soit le niveau concerné, il n’y a pas de solution universelle. Il convient donc d’ajuster la démarche en fonction de la nature du changement et des normes de l’organisation.

Individus : plusieurs configurations sont possibles en termes de combinaison des ressources allouées. Celles-ci vont du support externe à l’intégration complète. Dans ce dernier cas de figure, le CM est fusionné à l’équipe projet. Ce type de configuration renforce la circulation du savoir et facilite la co-responsabilisation. Si, à l’inverse, l’allocation des ressources en CM prend la forme d’une unité autonome uniquement dédiée à la gestion du changement, on observe une plus grande objectivité ainsi qu’un accès facilité aux sponsors.  

Processus : le CM est une approche structurée et holistique du changement. Il fournit par conséquent des résultats optimaux lorsqu’il est adopté en début de projet. L’intégration implique de bien identifier les « intersections » dans le cycle de vie du projet, c’est-à-dire l’ensemble des activités partagées et les livrables correspondants (ex. : identification du risque, design de la solution, test du système).

Outils : certains outils relevant du CM et du PM ont des propriétés communes et peuvent être facilement adaptables. Cette boîte à outils partagée inclut généralement la procédure d’évaluation du risque, l’analyse des parties prenantes (stakeholders analysis), les plans de communication et évènements.

Méthodologie : la fusion des méthodologies exige une approche standard de l’exécution du projet. Les individus qui n’ont pas été familiarisés avec le CM peuvent entraver l’interopérabilité. Il est donc fondamental de traiter l’intégration méthodologique comme un projet et un changement en soi.

Les clés du succès.

Clé 1. Il est crucial de parler le même langage que les chefs de projet de façon à les convaincre de l’utilité du CM. Il n’est pas question de les « y piéger » mais de présenter le CM pour ce qu’il est, sous le bon angle : non pas un simple complément ou énième coût à ajouter à l’ardoise, mais un levier pour améliorer les résultats, respecter les délais et le budget. Dates butoirs, livrables et axes de travail (work stream) font certes partie du lexique du Project Management, mais le Change Management peut en adopter entièrement la logique.

Clé 2. Personne ne doute de l’importance de la gestion de projet. Mais si le PM s’est généralisé, ce n’est malheureusement pas le cas du CM. Ici encore, il est judicieux de reformuler les termes de la discussion avec les chefs de projets en insistant non pas sur ce qu’est le CM, mais sur ce qu’il peut apporter, c’est-à-dire une partie substantielle du résultat … précisément celle qui dépend de la composante humaine du changement.

Clé 3. Une erreur commune et très coûteuse consiste à greffer le CM au projet longtemps après son lancement. Le CM ne peut pas être amené sur la table de façon aléatoire. Pour que son périmètre soit correctement évalué et que les activités qui en résultent soient alignées avec celles du PM, le CM doit être discuté et intégré au cycle de vie de projet dès le début.

Clé 4. Etre convaincu de la valeur du CM est une chose. Passer des principes à la pratique en est une autre. Les praticiens des deux disciplines doivent mettre un point d’honneur à approfondir la discipline de l’autre et développer une bonne connaissance des outils disponibles. Le brassage du savoir est fondamental pour détecter de nouvelles opportunités d’intégration et faciliter leur mise en pratique.

Clé 5. Se renvoyer la balle entre équipes est un phénomène courant lorsque les équipes CM et PM travaillent ensemble. Une définition claire des rôles est donc fondamentale.

CM et PM ne sont pas aux antipodes l’un de l’autre. Que du contraire. Une conception commune du succès unit les deux disciplines de façon organique. Mettre un projet sur pied est toujours plus facile lorsqu’il est porté par tous. C’est exactement la mission que s’assigne le Change Management.

Références.

PROSCI (blog), Change Management and Project Management, the unified value proposition [online]: https://www.prosci.com/change-management/thought-leadership-library/change-management-project-management-value-proposition

PROSCI (blog), Change Management at the project level [online]: https://www.prosci.com/change-management/thought-leadership-library/change-management-at-the-project-level

PROSCI (blog), Five Key Factors for integrating CM and PM [online] :  https://www.prosci.com/change-management/thought-leadership-library/success-factors-for-integrating-change-and-project-management

PROSCI (blog) : Dimensions of integrating CM and PM [online] : https://www.prosci.com/change-management/thought-leadership-library/dimensions-of-integrating-change-management-and-project-management

PROSCI (blog) : Integrating CM and PM [online] : https://www.prosci.com/change-management/thought-leadership-library/integrating-change-management-and-project-management