Le Change Management, la clé d’une transition réussie vers AGILE

Des réunions qui s’éternisent, des responsables qui se renvoient la balle, un processus de prise de décision qui s’ankylose … tous ces cas de figure, malheureusement familiers, sont autant de faiblesses pour les entreprises et organisations amenées à opérer dans un environnement en mutation rapide. De nombreuses raisons les poussent aujourd’hui à revisiter leurs pratiques de travail. Parmi les plus fréquemment citées figurent une meilleure adéquation aux besoins du client, plus d’efficacité et de flexibilité, ainsi qu’une amélioration des délais de livraison (Creasy T. & Prosci 2017). C’est dans ce cadre que le style de conduite de projets suivant les principes et valeurs du manifeste AGILE s’avère particulièrement efficace.

La transition n’en constitue pas moins un défi de taille. Dès lors qu’il s’agit d’implémenter les principes et valeurs du manifeste AGILE en tant que méthode de travail, une orientation précise et une structure claire sont essentielles. Quoi qu’il n’y ait pas de recette universelle, certains facteurs clairement identifiés dans la littérature facilitent l’amorce et la maîtrise les changements[1]. Le succès passe par une gestion sans faille de la composante humaine du passage vers un mode de fonctionnement AGILE.

Les clés du succès.

Parce qu’AGILE est une culture en soi (un manifeste reprenant 12 principes et 4 valeurs), son ancrage exige un changement de perspective substantiel. Il s’agit, entre autres, de développer des équipes plurifonctionnelles et de promouvoir des coopérations multidisciplinaires, bref, de redéfinir les hiérarchies traditionnelles[2]. Notre partenaire PROSCI a dégagé quatre éléments déterminants pour un accompagnement réussi du changement d’un point de vue humain lors du processus de transition.

Un parrainage solide (executive sponsorship). Nous savons tous qu’il n’y a pas de vent favorable pour ceux qui n’ont pas d’orientation précise. Il convient toutefois de se rappeler qu’AGILE n’est pas une finalité en soi, mais bien un ensemble de principes et de valeurs au service d’un objectif plus large. Les leaders doivent donc être porteurs d’une vision claire. Cette vision doit être soutenue par un message convaincant et rassembleur, en mesure de communiquer en termes pratiques les avantages d’une méthode appliquant les principes et valeurs d’AGILE face aux méthodes traditionnelles de gestion de projet en cascade, ainsi que les dangers du statu quo. Il est important que les groupes impactés se familiarisent avec les aspects techniques des changements projetés et saisissent ce que ces derniers impliquent concrètement pour eux (« what’s in there for me » ou WIIM).

Les leaders doivent évidemment jouer un rôle de premier plan dans le processus de conscientisation, mais il est tout aussi important qu’ils « prêchent par l’exemple » en endossant et en démontrant les principes et valeurs d’AGILE. Ceci suppose d’éviter de trop nombreuses interférences avec le plan d’implémentation et de promouvoir une méthode par essais et corrections successifs tenant compte des besoins et feedback du client.

Une communication soutenue. Transformer une culture organisationnelle exige une communication soutenue de façon à obtenir l’appui de tous et générer une véritable volonté collective de travailler dans ce nouvel environnement. Identifier les opportunités à rendement immédiat et se concentrer sur quelques projets prometteurs peut grandement aider à promouvoir une approche AGILE. Pour favoriser l’engagement et étendre l’application du processus, il y a donc lieu d’appuyer le message par une mise en pratique directe.

Une formation à une méthodologie reprenant les principes d’AGILE. Une transition réussie passe par la mise à disposition de ressources suffisantes pour promouvoir l’esprit d’expérimentation et développer chez les individus un goût pour les méthodes participatives et multidisciplinaires. Il s’agit bien d’émanciper les équipes de façon à ce qu’elles puissent travailler de façon transversale et que l’échec ne soit pas, pour elles, synonyme de pénalité. Le coaching est également important et doit cibler prioritairement les équipes responsables des projets les plus porteurs.

Engager des consultants spécialisés dans l’application des principes AGILE. Il est évidemment crucial de faire circuler un savoir adéquat et s’assurer que les individus soient et se sentent en mesure d’implémenter les changements. Les groupes impactés peuvent grandement bénéficier de l’assistance directe d’experts via des sessions d’informations (ex. best practices) et un suivi sur le terrain.

Retour sur expérience.

Interrogés sur leur expérience passée et sur les améliorations qu’ils estiment nécessaires a posteriori, la plupart des répondants à l’enquête menée par PROSCI[3] ont mis en exergue un ensemble d’éléments très étroitement liés au Change Management.

Développer et implémenter un plan de gestion du changement itératif est fondamental pour favoriser un degré d’engagement suffisant et faciliter l’adoption et la maîtrise d’une méthodologie suivant les principes et valeurs AGILE. Ceci est d’autant plus logique que le manque de soutien et l’émergence de résistances, découlant d’une mauvaise appréciation des bénéfices de l’implémentation d’une nouvelle méthodologie, sont souvent cités comme les obstacles principaux à la mise en place d’un cadre de travail reflétant les principes et valeurs AGILE. Ces difficultés peuvent être facilement gérées en déployant une gestion proactive des résistances et une communication efficace.

Le second élément identifié par les répondants à l’enquête met l’accent sur l’importance des efforts à fournir pour convaincre les cadres dirigeants de la nécessité du passage à une approche AGILE et les mobiliser efficacement.

Un meilleur accompagnement (coaching) à la mise en œuvre d’une méthode suivant les principes et valeurs AGILE constitue enfin, selon les participants, un facteur déterminant de réussite.

Le Change Management est, en somme, un élément clé d’une transition réussie vers un cadre de travail suivant les principes et valeurs du manifeste AGILE.